Belajar Mapping Dokumen UN/EDIFACT Menggunakan Software AtlasEDI/ PalapaDI

Pada tulisan sebelumnya kita telah mempelajari bagaimana proses mapping dokumen UN/EDIFACT, kali ini saya akan mengajak sampeyan untuk mempelajari lagi bagaimana caranya melakukan mapping dokumen menggunakan software EDI Enabler yang lain. Sebenarnya banyak sekali sofware translator dokumen EDI yang bisa digunakan. Salah satunya adalah AtlasEDI.

AtlasEDI merupakan salah satu software EDI Enabler yang dikembangkan pertama kali oleh Atlas Product International. Kemudian diakhir hayatnya sempat pula dikelola oleh Harbinger Corporation, salah satu perusahaan di Inggris. Saya sendiri sempet merasakan nguprek software ini mulai dari yang versi AIX, versi DOS dan terakhir adalah versi Windows (versi 4.2.x).

Pada perkembangannya, ternyata software ini di Indonesia kemudian bermutasi nama menjadi PalapaDI, yang dikembangkan oleh salah satu software house lokal Indonesia. Pada jaman kejayaannya (tahun 1990-an), software ini merupakan salah satu software EDI yang cukup mumpuni. Disamping sebagai translator EDIFACT, juga menyediakan fasilitas koneksi dengan berbagai protokol komunikasi, dari protokol proprietary hingga teknologi TCP/IP yang kala itu baru mulai ngetrend.

Sebagai contoh case study untuk sharing knowledge kali ini, saya masih tetap menggunakan dokumen PIB yang telah kita pelajari sebelumnya. Langkah-langkah melakukan mapping dokumen UN/EDIFACT di software ini adalah sebagai berikut.

Membuat Table Maintenance
Fungsi table maintenance ini sama persis dengan file EDF yang pernah saya sampaikan sebelumnya yaitu digunakan untuk menginterpretasikan struktur global message UN/EDIFACT yang telah kita tentukan. Jika sampeyan lupa, silakan baca kembali tulisan saya sebelumnya. Untuk masuk ke menu ini, sampeyan bisa masuk ke software kemudian pilih menu Administration | Message Table Maintenance.

Setelah muncul form seperti diatas, selanjutnya pilih tombol Add maka akan muncul layar Message table maintenance. Terlebih dulu pilih tab Header. Isikan kolom-kolom tersebut sesuai dengan informasi yang terdapat dalam PIA. Misalnya sbb.

Kemudian klik tombol Segment. Pada layar ini terdapat beberapa isian yaitu:

• Label, merupakan label rekord yang didefinisikan di PIA
• Level, merupakan level segment tag UN/EDIFACT yang dipakai. Jika ada kesempatan, saya akan tuliskan apa yang dimaksud dengan hal ini.
• Repeat, merupakan jumlah perulangan yang dijinkan dalam segment group atau tag itu.
• G.M/C, merupakan scope perulangan dari segment group, apakah mandatory atau conditional. Jika tidak didefinisikan C atau M, maka tag tersebut bukan merupakan kepala segment group.
• M/C, adalah scope kemunculan dari tag itu sendiri.
• Segment, merupakan jenis-jenis tag element UN/EDIFACT yang dipakai.
• Description merupakan keterangan dari masing-masing tag.

Sampeyan bisa gunakan tombol-tombol di layar ini;

• Insert --> untuk menyisipkan tag baru diantara tag-tag yang sudah ada.
• Add --> untuk menambahkan tag baru diakhir tag
• Delete --> untuk menghapus tag yang sudah diisikan.

Untuk menyimpan semua setting Table Maintenance ini, silakan klik tombol OK.

Melakukan Mapping Data
Proses ini hampir mirip pada saat kita membuat file HDF ditulisan sebelumnya. Klik menu Administration | Translation Setting | Data Mapping. Muncul layar Table selection, kemudian pilihlah dokumen yang akan diedit. Misalnya DOKPIB, kemudian klik tombol Edit.

Kemudian akan muncul form sebagai berikut lakukan editing terhadap tag-tag element yang diperlukan. Pastikan bahwa semua tag element telah dimasukan sesuai dengan kebutuhan yang terdapat dalam PIA.

Langkah terakhir tentu saja melakukan pengetesan terhadap pekerjaan tersebut diatas. Caranya? Untuk melakukan translate dokumen dari flat file ke bentuk EDIFACT gunakan menu Data Processing | Export Translation.

Selamat mencoba!

Belajar mapping dokumen menggunakan standar UN/EDIFACT

Gak serius dulu
Buat orang awam: Opo tho yo standar UN/EDIFACT itu? Apa sejenis kue lemper? Apa enak dimakan? Atau malah bikin saya muntah jika saya mempelajarinya?
Buat orang yang sudah ngerti: Satu guru-satu ilmu dilarang ganggu.

Mulai sedikit serius
Ide menulis ini didalam blog saya sebenarnya sederhana saja. Ketika saja tanya Paman Google, adakah blog berbahasa Indonesia yang pernah membahas tentang standar UN/EDIFACT? Paman Google menjawab belum. Alasan kedua, kemaren sempet kesal ada Mr-Mr yang sotoy nggak ngerti dokumen UN/EDIFACT tapi belagu dan nyalah-nyalain orang lain. Padahal mereka cuman expert di ISO 8583. Hehehe... Ya, sudah, daripada pengetahuan ini jadi hilang dari ingatan saya, lebih baik saya tulis aja disini sekalian sharing knowledge buat pembaca sekalian. :D Itu adalah alasan ketiga.

Ini baru serius.
UN/EDIFACT merupakan singkatan dari United Nation/Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport yaitu sebuah standar dokumen yang dikembangkan dibawah naungan salah satu badan PBB untuk kepentingan pertukaran data secara elektronik untuk kebutuhan administrasi, perdagangan dan transportasi. Pada perkembangannya, standar ini dikelola dan dikembangkan lebih lanjut oleh UN/CEFACT (United Nations Centre for Trade Facilitation and Electronic Business) dibawah naungan UN Economic Commission for Europe (UN/ECE). UN/EDIFACT sendiri telah menerima sertifikasi standar ISO 9735.

Standar UN/EDIFACT telah banyak digunakan dalam kebutuhan pertukaran data elektronik antar intitusi/lembaga. Bahkan WCO telah lama merekomendasikan standar ini untuk digunakan pada instansi kepabeanan di dunia.

Di Indonesia sendiri, selain digunakan oleh pertukaran data di lingkungan kepabeanan, beberapa perusahaan pelayaran pun telah lama menggunakan standar UN/EDIFACT ini untuk bertukar data dengan para prinsipalnya.

Berikut ini kita akan belajar standar dokumen UN/EDIFACT dengan mengambil studi kasus pada penerapan sistem kepabeanan impor di Indonesia.

Dokumen Pemberitahuan Impor Barang dibeberapa Kantor Pelayanan Bea dan Cukai telah diterapkan secara elektronik dalam penyampaiannya. Bisa menggunakan media disket, maupun menggunakan fasilitas EDI provider. Untuk menggunakan cara yang kedua dibutuhkan proses integrasi agar dokumen yang disampaikan dapat dimengerti oleh tujuan. Salah satu proses integrasi tersebut adalah melakukan mapping dokumen yang dipertukarkan antara data inhouse dengan data yang dikirimkan ke jaringan EDI begitu pula sebaliknya. Tulisan ini tidak membahas secara detil tentang konsep sistem EDI, namun hanya pada proses mapping dokumen saja. Semoga lain kali jika ada waktu, saya akan menuliskannya dikesempatan yang lain.

Gambaran kerja integrasi sistem secara global adalah seperti berikut.
Modul/sistem internal akan mengeluarkan sebuah file flat kemudian oleh EDI Enabler akan dibentuk sedemikian rupa sehingga menghasilkan file berstandar EDIFACT. Pada saat menerima dokumen akan berlaku sebaliknya. Berikut ini adalah salah satu contoh isi dari flat file dokumen PIB.

(di klik aja untuk memperjelas gambar diatas)

Apakah Anda mengerti maksud dan arti disetiap baris flat file tersebut diatas? Bisa jadi banyak pembaca yang bilang nggak ngerti. Bisa jadi pula ada diantara sampeyan yang masuk kategori kemeruh dan bilang "Ya, saya ngerti!" hehehe... Tentu saja akan sulit menginterpretasikan arti tiap-tiap baris flat file tersebut jika tidak terdapat kamus datanya. Kamus data pada sistem PDE Kepabeanan disebut dengan Pedoman Integrasi Aplikasi.

Tulisan di blog ini akan menjelaskan urut-urutan membuat mapping dokumen UN/EDIFACT. Secara garis besar, urut-urutannya adalah sebagai berikut.

Tentukan jenis message yang digunakan.
Jenis message di UN/EDIFACT bisa macam-macam. Misalnya untuk dokumen PIB ini disebut dengan CUSDEC (customs declaration message). Penentuan jenis message ini dapat dilihat dari konten dan tipikal data yang akan dipertukarkan, kemudian carilah referensi di UN/EDIFACT direktori. Pilih satu message dan rilis yang cocok sesuai kesepakatan dengan PIA. Misalnya untuk dokumen impor adalah CUSDEC D98B.

Pelajari struktur dokumen
Setelah ditentukan jenis message yang digunakan, selanjutnya pelajari pula struktur dokumen yang terdapat dalam direktori tersebut. Struktur dokumen UN/EDIFACT memiliki segment table seperti berikut.

Dalam sebuah segment tabel terdapat tag (UNH, BGM dst), uraian dari masing-masing tag, scope (mandatori atau conditional kemunculannya) dan pola perulangan. Dalam tag tabel tersebut terdapat pula segment group.

Persiapkan file EDI Definition File (EDF)
File ini merupakan terminologi jika menggunakan software Intercept Plus (IPLUS) sebagai EDI Enabler, jika menggunakan software lain, bisa jadi nama filenya berbeda namun secara konsep tetap saja sama. File ini merupakan file yang isinya merupakan representasi dari struktur lengkap document message tersebut diatas. Bisa jadi tidak semua tag digunakan. Boleh saja menggunakan tag yang dibutuhkan saja untuk dituliskan. Namun kita harus hati-hati, misalnya pada contoh diatas kita akan mengambil tag FTX di segment group ke-3, maka kita tak boleh begitu saja menuliskannya di file EDF kita tanpa menuliskan tag-tag pada segment group diatasnya. Keculai jika kita hanya menginginkan tag RFF di segment group ke-1, maka kita bisa saja melewatkan tag dibawahnya ataupun tag di segment group ke 2 atau ke 3.

(Contoh file EDF. Klik untuk memperjelas)

Buatlah file Inhouse Definition File (HDF)
Langkah selanjutnya, adalah memetakan masing-masing komponen data di flat file ke dalam dokumen EDF. Kita lihat disetiap tag terdapat variabel yang bisa dipanggil oleh file HDF. Contohnya RFF0010, PAC0010 dst. Jangan lupa, untuk memetakan ini, kita harus pegang buku 'sakti' Pedoman Integrasi Aplikasi untuk masing-masing dokumen.

(Contoh file HDF. Klik gambar untuk memperjelas)

Langkah selanjutnya adalah teliti kembali pekerjaan Anda dan lakukan testing sampai tidak ditemukan error. Hehehe...

Contoh dokumen UN/EDIFACT PIB kira-kira kayak gini.

(Contoh dokumen EDIFACT PIB, sebenarnya kagak nyambung dengan flatfile yang diatas hehehe. Klik deh untuk memperjelas.)